Algemene Voorwaarden Haarlem Innovatieprijs

Deelname

1.1 Wie kan deelnemen:

• Zowel organisaties en bedrijven als inwoners van de gemeente Haarlem kunnen deelnemen aan de Haarlem Innovatieprijs en kunnen enkel binnen één van de categorieën een project inzenden. Medewerkers van gemeente Haarlem zijn uitgesloten voor deelname. Bij toekenning van de Haarlem Innovatieprijs dient de deelnemer ingeschreven te zijn bij de KvK (zie punt 1.4).

1.2 Leeftijd:

• Deelnemers dienen op het moment van inschrijving minimaal 18 jaar oud te zijn.

1.3 Woonplaats:

• Deelnemers dienen gevestigd te zijn binnen de gemeente Haarlem. Bewijs van vestiging wordt gevraagd bij de inschrijving.

1.4 KvK inschrijving + Eherkenning niveau 2:

• Inwoners van de gemeente Haarlem mogen ook deelnemen aan de Haarlem Innovatieprijs. Bewijs van inwonerschap kan worden gevraagd bij de inschrijving. Voor het kunnen uitkeren van de subsidie is het van belang dat zij zich uiterlijk in de week na de prijsuitreiking van de Haarlem Innovatieprijs inschrijven bij de KvK en eHerkenning niveau 2 aanvragen. Inwoners worden hierbij geassisteerd door de organisatie van de Haarlem Innovatieprijs.

1. Inzending

2.1 Procedure:

• Vanaf 15 juli tot en met 25 september 23:59 uur kunnen projecten of innovatieve ideeën van deelnemers ingezonden worden via nl.
• Een deelnemer kan zich binnen één categorie inschrijven.
• Aan het inzenden van een project of innovatief idee zijn geen kosten verbonden.
• Het inzenden van een project of innovatief idee gaat via een deelnameformulier dat geplaatst is op nl. Verplichte bijlagen worden vervolgens opgevraagd en dienen opgestuurd te worden, zoals vermeld in de Spelregels.

2.2 Categorieën:

• Het door de deelnemers ingezonden project of innovatief idee moet passen binnen één van de volgende vier categorieën: ‘Voedsel’, ‘Bouw’, ‘Textiel/Kleding’ of ‘Spullen of consumptiegoederen’.
• Een project of innovatief idee kan niet in meerdere categorieën worden ingediend.
• Een deelnemer kan maar één project indienen, het is niet toegestaan aan meerdere categorieën deel te nemen.

2.3 Onderbouwing project of innovatief idee:

• Elk ingediend project of innovatief idee moet een gedegen en adequate onderbouwing van het plan bevatten.
• Het plan moet duidelijk de innovatieve aspecten van het project of innovatief idee beschrijven en aantonen hoe het een waardevolle bijdrage levert aan de samenleving of specifieke sectoren daarvan.
• Het plan dient uitgewerkt te worden aan de hand van de aangegeven beoordelingscriteria zoals aangegeven in de Spelregels.

2.4 Financiële onderbouwing:

• Het ingediende plan omtrent het project of innovatief idee moet tevens voorzien zijn van een financiële onderbouwing. Dit omvat een overzicht van de geschatte kosten en inkomsten, evenals een realistische prognose van het financiële traject.
• De financiële onderbouwing dient uiterlijk op de laatste selectiedag op 10 oktober 2024 te zijn aangeleverd.

2.5 Originaliteit en vernieuwing:

• Het project of innovatief idee moet een duidelijk element van originaliteit én vernieuwing bevatten. Het moet aantoonbaar verschillen van al bestaande oplossingen of ideeën.

2.6 Intrekken inzending:

• Ingezonden projecten of innovatieve ideeën kunnen na de uiterste inzenddatum van 25 september 2024 23:59 uur niet meer worden teruggetrokken.

1. Beoordeling

3.1 Deadline inschrijving:

• Inschrijvingen door middel van het deelnameformulier moeten vóór de aangegeven deadline van 25 september 23:59 uur volledig zijn ingediend.
• Te laat ingediende of niet volledige aanmeldingen worden niet in overweging genomen.

3.2 Eerste Selectieperiode (26 september – 2 oktober):

• De beoordeling van de ingediende projecten of innovatieve ideeën tijdens de pré-selectie wordt uitgevoerd van 26 september t/m 2 oktober door een onafhankelijke jury, samengesteld door de organisatie van de Haarlem Innovatieprijs.
• Van alle ingezonden projecten of innovatieve ideeën zullen er 16 deelnemers de Innovatieweek ingaan. In deze week (8 t/m 10 oktober) worden de deelnemers voorbereid op het tweede selectiemoment door middel van een pitch voor de jury op 10 oktober.
• Maximaal 8 deelnemers (d.w.z. maximaal twee per categorie) gaan door naar de finale op vrijdag 8 november 2024.

3.3 Afwijzing:

• Bij een niet-correcte of onvolledige inzending van een deelnemer wordt deze inzending afgewezen.
• Indien de niet-correcte of onvolledige inzending een gemakkelijk te herstellen fout of onvolledigheid bevat, bestaat er een herkansingsmogelijkheid voor projecten die van voor de deadline zijn ingediend. De herstelde inzending moet voor 25 september 23:59 uur ingediend zijn.

3.4   Beoordeling jury:

• De beoordeling van de jury vind plaats op een drietal momenten:
  1. Pre-selectie op basis van inschrijfformulier: 26 september tot 2 oktober
  2. Beoordeling op basis van pitch op 10 oktober (bekendmaking finalisten)

• Beoordeling op basis van pitch op 8 november (bekendmaking winnaars)

• De jury, bestaande uit vier vakspecialisten en één voorzitter, beoordeelt de ingezonden projecten en de uiteindelijke pitches uitsluitend binnen de categorie waarvoor het ingezonden project of innovatieve idee is aangemeld.
• De jury behoudt het voorrecht om in een bepaalde categorie geen prijs uit te reiken.

• De beoordeling en beslissingen van de jury tijdens de finale van de Haarlem Innovatieprijs zijn bindend en niet vatbaar voor beroep. Over een jurybeoordeling kan niet worden gecorrespondeerd.

1. Verantwoordelijkheid

4.1 Verantwoordelijkheid deelnemers gepresenteerde informatie:

• Deelnemers gaan akkoord met het nemen van de volledige verantwoordelijkheid voor de door hen gepresenteerde informatie en stemmen in met eventuele consequenties als gevolg van onjuiste of misleidende gegevens.

4.2 Geheimhoudingsplicht:

• De inzendingen worden in vertrouwen behandeld. Er geldt geen expliciete geheimhoudingsplicht.
• Ingezonden projecten of innovatieve ideeën kunnen zonder overleg met de inzender worden besproken en/of gepubliceerd. Indien geheimhouding van specifieke vertrouwelijke informatie door een deelnemer gewenst is, dient dit expliciet vermeld te worden. De inzending kan in dit geval worden ondersteund door niet-openbare documenten die alleen ter inzage komen van de betreffende jury. Deze informatie wordt niet gepubliceerd.
• Het volledig inhoudelijke plan dat door een deelnemer is ingezonden, zal niet worden gepubliceerd, slechts een eventuele samenvatting op de website van de Haarlem Innovatieprijs en/of op sociale media.

4.3 Financiële situatie deelnemers:

• Deelnemers dienen zich bewust te zijn van het feit dat het winnen van het prijzengeld van invloed kan zijn op hun financiële situatie, te denken aan uitkeringen, te ontvangen toeslagen, inkomstenbelasting, omzetbelasting etc. Deelnemers zijn zelf verantwoordelijk voor eventuele wijzigingen in hun financiële situatie.
• Deelnemers zijn er zelf verantwoordelijk voor dat zij voldoen aan de voorwaarden om een subsidie te kunnen ontvangen (zie ook punt 5). De organisatie van de Haarlem Innovatieprijs biedt hierbij begeleiding.

1. Voorwaarden subsidie

• De uitkering van het prijzengeld aan de winnaar(s) zal geschieden door middel van een subsidie.
• Een winnende deelnemer dient aan de volgende voorwaarden te voldoen om een subsidie te kunnen ontvangen:
• U dient bij de KvK ingeschreven te zijn in de gemeente Haarlem (kopie KvK inschrijving ter bewijs);
• Ubo verklaring, ivm aanvraag periode wij raden u aan om deze aan te vragen als u geselecteerd bent voor de finale;
• Vraagt u voor het eerst een subsidie aan, dan dient u (indien van toepassing) ook een kopie van de oprichtingsakte en de statuten in te dienen;
• U dient een bankafschrift ter controle van uw adres en rekeningnummer in te dienen. Het saldo mag hierbij ‘zwart gemaakt’ zijn;
• U dient de aanvraag te doen door middel van eHerkenning niveau 2;
• Uw ingediende plan is goedgekeurd en beoordeeld als winnaar door de vakjury.
• De deadline voor de aanvraag van de subsidie in het subsidieportaal van de gemeente Haarlem is uiterlijk 29 november 2024 om 17:00 uur.

1. Openbaarmaking

6.1 Publiciteit en promotie:

• Deelnemers gaan akkoord met het gebruik van hun (bedrijfs)naam, afbeeldingen en informatie voor promotionele doeleinden die verband houden met de Haarlem Innovatieprijs.

6.2 Intellectuele eigendom:

• Deelnemers behouden het intellectuele eigendom van hun ingediende projecten. Echter, door deel te nemen, geven zij de organisatie van de Haarlem Innovatieprijs toestemming om de ingezonden informatie te gebruiken voor publiciteitsdoeleinden.

6.3 Privacy:

• De privacy van de deelnemers aan de Haarlem Innovatieprijs zal worden gerespecteerd. De organisatie van de Haarlem Innovatieprijs zal ervoor zorgdragen dat alle persoonlijke informatie die aan haar wordt verstrekt, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) zal worden behandeld.
• Alle van en over de deelnemers verkregen informatie wordt vertrouwelijk behandeld.
• Alle persoonsgegevens van deelnemers zullen na afloop van de Haarlem Innovatieprijs worden verwijderd en niet opgeslagen blijven.
• U kunt het uitgebreide privacybeleid lezen via nl/privacybeleid/.

1. Naleving

7.1 Instemming deelnemers:

• Door deel te nemen aan de Haarlem Innovatieprijs, stemmen de deelnemers in met de volledige naleving van deze voorwaarden en de reglementen.

7.2 Wijzigingen en aanpassingen:

• De organisatie van de Haarlem Innovatieprijs behoudt zich het recht voor om deze voorwaarden op elk moment te wijzigen of aan te passen. Deelnemers worden op de hoogte gebracht van eventuele wijzigingen.

7.3 Aansprakelijkheid:

• De organisatie van de Haarlem Innovatieprijs is in geen enkel geval aansprakelijk. Zij is niet aansprakelijk in het geval van overmacht, als het Haarlem Innovatieprijs evenement geannuleerd, ingekort, verlengd of uitgesteld moet worden.
• Verzending en gebruik van het ingezonden materiaal geschiedt voor risico van de inzender; de inzender vrijwaart de organisatie van de Haarlem Innovatieprijs voor alle aanspraken van derden ter zake van het openbaar maken of verveelvoudigen van het ingezonden materiaal. De organisatie van de Haarlem Innovatieprijs is niet aansprakelijk voor schade welke veroorzaakt wordt door verkeerde plaatsing van het materiaal, verwisseling van het materiaal, etc.

Laatst gewijzigd: 15-7-2024